Foire aux Questions

Voyages sportifs : réservation, acomptes, annulation…

Vous trouverez ici des réponses aux questions que vous vous posez sur nos voyages sportifs, matchs amicaux, tournois ou encore nos stages sportifs. De l’acceptation du devis au paiement du solde final en passant par l’organisation de l’hébergement ou du match amical, vous trouverez ici en cliquant sur le “+” toutes les informations nécessaires à vos questionnements.

Pourquoi passer par une agence sportive pour partir?

Passer par une agence sportive pour organiser un voyage de fin de saison, un stage de préparation, un stage cohésion ou participer à un tournoi permet aux éducateurs de se fier à la qualité de la prestation et à l’expérience. Organiser est un métier et l’expérience s’acquiert avec les années. ComeOn Sport organise des prestations sportives depuis 2005 et c’est donc notre métier depuis plus de 15 ans.

Devis et acceptation

Comment réserver sur devis?

Une fois que vous nous avez contacté et parlé de votre projet sportif, avec les éléments tels que les dates, nombre de personnes, budget etc…., notre agence réalise un devis valable un mois. Ce devis est le récapitulatif des éléments évoqués ensemble pour préparer votre projet sportif. Ce devis peut évoluer dans le temps suivant le nombre de personnes qui participent, le nombre de jours de voyage ou les options que vous choisissez par la suite. Il sera ainsi actualisé au fur et à mesure qu’on se rapproche de la date du départ.

Comment accepter le devis et la prestation sportive?

Si votre équipe accepte le devis, nous vous demanderons de remplir le formulaire de réservation et le versement d’un acompte de 30% afin de garantir la réservation et commencer les préparatifs. L’acompte permet de commencer à payer les prestataires et partenaires en vue de vous accueillir lors de votre tournée, stage ou tournoi. Dans les mois qui suivront, d’autres acomptes seront demandés au fur et à mesure que nous avançons dans les préparatifs et qu’un programme sera réalisé.

Facture

A l’issue du voyage sportif, stage sportif ou tournoi, une facture (soldée la plupart du temps) vous sera adressée par email conformément à la législation. La facture correspondra exactement au dernier devis réalisé avant le début de la réalisation des prestations sportives. En effet, si des changements de dernière minute sont demandés par votre équipe (par exemple 4 jours avant le départ) un dernier devis, appelé “devis final”, vous serait envoyé validant tous les éléments. Notre facture finale correspondra alors à ce devis final et un dernier paiement peut être demandé si l’équipe n’a pas réglé tous les acomptes demandés avant de partir en déplacement sportif.

Paiements et règlements

Quel est le timing de paiement demandé?

Lors de l’acceptation du devis (retourné et signé), le paiement de l’acompte vaut acceptation de la prestation sportive. Nous demandons un acompte entre 6 et 9 mois préalablement à la réalisation de la prestation (moins si vous nous contactez plus tardivement). 6 mois avant le départ, un autre acompte est demandé et le paiement du solde se fait entre 1 et 2 mois avant le début des prestations. Tout au long du processus, en cas de changement, le devis s’actualise automatiquement en fonction de vos besoins et les futurs acomptes aussi.

Quels moyens de paiement acceptez vous?

Pour réserver votre déplacement sportif et payer nos prestations, vous pouvez utiliser un virement ou le chèque bancaire. Nous n’acceptons plus les paiements par paypal depuis 2018 en raison des frais importants. En cas de paiement par virement, nous vous communiquerons nos coordonnées bancaires. Une fois le versement de l’acompte reçu en banque, nous vous adressons un reçu prouvant que l’argent a bien été encaissé et que l’engament contractuel commence.

Annulation

Que se passe t'il si nous voulons annuler ?

Si vous souhaitez modifier des éléments sportifs ou extra sportifs de notre prestation, ComeOn Sport vous assistera dans votre démarche et le devis initial sera réactualisé.  Si vous souhaitez annuler votre voyage sportif ou participation au tournoi, vous devez en aviser nos services immédiatement par écrit. Des frais d’annulation pourront s’appliquer le cas échéant en cas d’annulation partielle ou totale suivant ce schéma :

8 semaines avant la date prévue du déplacement sportif, seul l’acompte est gardé. Toutefois, si l’annulation partielle ou totale intervient après cette date, il convient d’appliquer les taux suivant et l’argent versé sera gardé en fonction de ces taux :

42-35 jours avant = 40%

34-28 jours avant = 60%

27-8 jours avant = 80%

7-0 jours avant = 100%

Par exemple, 10 jours avant le départ, une personne membre d’un groupe sportif ou d’une équipe désire annuler sa participation individuelle au voyage sportif ou au tournoi et nous le signifie au travers du coach (seule personne habilitée), 80% de la somme versée par cette dernière sera perdue. En effet, les sommes que nous aurons engagées ne pourrons pas être récupérées (place d’hébergement, achat de ticket de stade, visites de stadium, etc…)

Par ailleurs, nous calculons nos prix en fonction du nombre de personnes participantes et plus le groupe est important, moins le prix par personne est élevé. En cas d’annulation tardive d’une ou deux personne d’un groupe sportif ou équipe sportive, notre système de frais d’annulation permettent de garantir le prix payé par les autres personnes.

Aspects sportifs

Comment organiser vous les matchs ou tournois?

La force de notre entreprise réside dans l’aspect sportif. Nous organisons des matchs amicaux avec des équipes sur place. Les matchs sont préparés, organisés et réservés via nos clubs partenaires et nos contacts sur place. En fonction des éléments que vous nous indiquez (niveau, nombre de matchs, règles d’âge, catégories etc….), nos agents et nos clubs partenaires ont toute liberté dans le choix et l’organisation matérielle des matchs et des rencontres sportives. Les matchs sont organisés en fonction des besoins et des disponibilités des clubs et équipes. Ils se déroulent come prévu, conformément à ce que notre agence sportive vous confirme par écrit. Toutefois, ComeOn Sport ne peut être en aucun cas être tenu responsable pour d’éventuelles annulations tardives de la part de clubs (si un match officiel est déplacé, entrainement séniors sur le terrain prévu, manque de joueurs le jour J, gymnase fermé par la mairie, fermeture administrative du club,  maladie du coach….). Dans ce cas, nous vous aviserons dans les meilleurs délais. Sachez qu’en 15 années d’expérience, seuls 4 matchs ont été annulés !

Règlementations

Quelle est la réglementation pour voyager en Europe?

 Comme pour tout déplacement en France ou en dehors des frontières, afin de voyager, toute personne doit se munir de documents appropriés. Les équipes sportives voyageant au sein de l’Espace Economique Européen devront posséder le jour de leur départ une carte d’identité ou un passeport valable sous peine de se voir refuser d’embarquer à bord du ferry, de l’avion ou du train. Il convient que l’éducateur ou le coach s’assure que chaque participant possède les documents appropriés pour les mineurs. Pour les déplacements en Grande Bretagne (Angleterre, Ecosse, Pays de Galles) à partir du 1er janvier 2021, la carte d’identité n’est plus valable et seul le passeport devra être utilisé. En effet, les règles de la libre-circulation ne s’appliquent plus à destination et en provenance du Royaume-Uni (formalités à la frontières rétablies) mais les voyages touristiques de courte durée sont exemptés de visa.

Les équipes résidant en dehors de l’Union Européenne devront posséder le jour du départ et pendant toute la durée de leur séjour les documents administratifs et visas nécessaires pour entrer et séjourner dans l’Union Européenne. Tout manquement à ces devoirs pourra entraîner des poursuites de la part des autorités du pays concerné. De plus, lors du séjour, les personnes adultes et enfants devront rester groupés et respecter la législation. 

Assurance

 Comme pour toute pratique sportive et voyage, nous conseillons tous les voyageurs et joueurs de posséder pendant toute la durée du voyage une assurance appropriée. En matière de santé, des accords bilatéraux au sein des pays de l’Union Européenne permettent d’accéder aux soins le cas échéant. Il convient aux équipes et groupes sportifs de se renseigner avant le départ (nous pouvons vous y aider également) sur ces points particuliers et sur la Carte européenne d’assurance maladie. Cette carte est gratuite et vous permet de bénéficier des soins de santé publics en cas de nécessité (blessure lors d’un match, chute etc….), besoin lors d’un séjour sportif dans l’un des 27 États membres de l’UE ainsi qu’en Islande, Norvège ou Suisse. Elle permet d’accéder aux mêmes conditions de soin et d’accueil et au même tarif gratuit dans certains pays que si vous étiez restés en France. Plus d’informations sur le site Santé Europe 

Vous pouvez également être couverts par une assurance individuelle et une assurance collective liée à votre licence sportive.

Responsabilité

Lors d’un déplacement sportif, participation à un tournoi ou un stage sportif, tous les participants, joueurs, éducateurs, encadrants, parents etc… doivent se conformer aux règles de savoir vivre et lois en vigueur dans le pays visité. Les règles de savoir-vivre, la déontologie, la vie en communauté ou encore la politesse sont à observer et il appartient aux adultes de faire respecter ces usages comme le savoir-vivre dans les lieux publics, le savoir-vivre dans les transports publics notamment etc…. ComeOn Sport ne peut être tenu responsable des manquements du groupes en cas d’incivilité et d’impolitesse lors d’un séjour ou stage sportif. En cas de dégâts causés par un ou plusieurs personnes lors d’un déplacement sportif, les personnes en questions engagent leur responsabilité individuelle et en cas d’une personne mineure, la responsabilité incombe aux adultes encadrants. Notre agence sportive peut intervenir en médiateur mais se saurait être tenu responsable en cas de litige.

Covid et pandémie

Covid et pandémie en 2021

La crise sanitaire actuelle perturbe considérablement les voyages sportifs, tournois et stages sportifs empêchant les éducateurs sportifs et coachs d’avoir une visibilité. L’arrêt des compétitions sportives amateures ne fait que renforcer cette difficulté de prévoir. ComeOn Sport vous offre possibilité de remboursement total et inconditionnel de vos acomptes en cas de confinement et autres mesures sanitaires strictes mis en place par les autorités. Nous avons remboursé la quasi totalité des équipes sportives en 2020 et début 2021 pour des prestations n’ayant pas eues lieu. Pour cet été et la fin 2021, vous pouvez donc facilement prévoir un stage d’été, un stage hivernal ou un stage cohésion avec notre agence. Vous serez intégralement remboursé si le stage sportif ou déplacement sportif ne peut avoir lieu.

Contact

  •   1161 Route du Mouret
           BAT. A
           38140 REAUMONT
           RHONE ALPES
           FRANCE

  •     +33 (0) 4 56 25 21 70

  •     contactsport[at]comeonsport.com

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